从市场角度看兽药企业的内勤工作

共享精神

兽药企业的内勤工作既稳定又具有考验性，笔者以为兽药企业的内勤工作要围绕“市场”这一轴心运作，要面向市场，言行以市场需求为标准。
　　一、 承办事项，掌握（贯穿）政策
　　作为内勤，具体工作就是承办公司领导和相关部门所交办的日常事项和临时处置事项，那么，用什么来衡量我们的“权限”呢？那就是政策和规章制度，它是我们做事的指南，在政策和规章制度允许的范围内学会弹性变通。
　　１.经办、催办制度
　　内勤工作具有繁琐性、临时性、杂乱性的特点，同时又具有重复性和贯穿性，市场人员回差时尤为突出。
　　比如相关政策性的讨论文件需要传达给销售公司，可有时往往到总经理要讨论结果时，才知道因传达不及时还没讨论呢，原因是内勤甲以为内勤乙已经传达了，内勤乙以为内勤甲已经传达了。
　　针对这种现象，机关工作流程中要建立经办、催办制度，也就是需要传达的文件要设“经办”和“催办”两项内容，责任到人。
　　２.限时回复制度
　　作为机关内勤，还有很多是临时性工作,包括领导交派和市场人员要求的工作，或者同事间的相互帮忙等，这部分工作多数比较急，且都需要在最短的时间内得到结果，所以，这部分工作要求及时处理、及时回复，尤其当遇到市场人员所提要求需要跨部门完成时，内勤必须追踪到底，不能借故说“事已传达给相应部门的人去做，我不知道他办得怎样了”。
　　这些临时性工作有时会同时出现，这就要求我们不能按部就班去做，要根据它的轻、重、缓、急分情况先后处理。无论属于那种情况都要强调时间性，完不成要说明理由，但不能借故推托，不能没个期限、没个音信。
　　３.危机管理
　　从严格意义上说，内勤人员都是企业公共关系从业人员之一，要对企业可能发生的危机事件进行预测、监督、准备以及对已经发生的危机事件进行有效控制和妥善处理。
　　比如：客户打来电话说要求退货，应该走什么程序等等。这种情况有可能是客户瞒着业务员私自退货，那我们首先应该让其跟业务员联系，再告知一些相应的“退货规定”和最好不退货的建议；
　　再如，遇到电话询问产品价位、成分、质量以及市场分布等，也要依据政策规定给予礼貌而不失原则的回答，尤其当遇到询问某产品含什么成分时，内勤必须抱着对客户和公司负责的态度，让其与公司研发部人员或技术主任等专业人士沟通求得回答，避免因此导致市场非良性运作。
　　二、日常操作，体现细微
　　前面提过，内勤的工作具有繁琐性、杂乱性，这就需要机关内勤细心地、有条理地去做日常工作。这里举三个典型方面。
      1.文档管理
　　各部门办公室都有属于自己的文档,如产品定价、变更通知、客户档案、人员薪酬等，所以说文档管理是每个内勤必做的事。
　　怎样对“文档”进行管理？
　　这就涉及到文档怎么分类？在什么范围内存档？哪些人需要签字？哪些文档对于哪些人是保密的？还有文档保存的时效性等都要分类清楚，该谁保管的就由谁保管，不能找而不到，更不能处处可见、人人可拿。
　　2.报货、开票、发货
　　产品由生产车间加工到销售公司销售，这中间的链接是由储运部门通过一定步骤和渠道完成的。如：
　　——业务员通过电话向储运部报货，电话内容包括业务员姓名、客户姓名及地址、接货人姓名及电话、产品名称、件数及金额；
　　——储运人员通过电脑开票，票据项目要按照业务员电话内容填写，即它是业务员电话内容的体现。
　　——储运部发货人员凭票据到库房调出与票据相对应的产品，然后选择合适的交通方式将其运输到市场。
　　上述三个步骤环环相扣，缺一不可。
　　除上述三项操作外，储运部的工作还涉及到物流的选择、班车的选择及是否需要物流代收货款等等。
　　这一工作看似简单、机械，但每一环节、每一步操作都必须小心细致。例如：业务员报货内容与储运人员开票内容稍有误差，产品就不能及时顺利送到客户手中；货物运送时间延缓、价位不准、丢失等机率虽不大，但会直接反映出公司工作效率、费用和信誉度，业务员开展工作也会更难，接踵而来的麻烦可能会增加，同时因需纠正失误所导致的工作量也会加大，可以说是费力不讨好。
　　3.数据处理
　　企业每个部门都有自己负责事务的数据，这里我们以费用支出之一“促销费用为例”。
　　“促销”可以说是一种常用的销售手段。对象有两个：一是对客户，最为直接。形式有很多种，返物、返货、返现金、预付高返等；二是对销售人员，可以称之为“奖励政策”，多为奖物、奖现金。
　　我们促销的本意是增加销售量，也提高个人收入，这就涉及到成本与营业额的核算，即利润率。“促销'给企业带来的是一种“将来时”的经济效益，也就是说，促销之后有无效益，效益多大是我们在制定“促销政策”时应预测的期望值，这就需要我们做好预算。若有一项疏忽了、错了，那“促销”将事倍功半，甚至得不偿失。这里就是一个“小数点”也是不容疏忽的。