浅谈如何提高工作效率

sunboy

　“任何损失归根结底都是时间的损失，而对于时间的损失任何人都永远无法追偿。生命不可重复，时间对于每个人来说都是有限的。谁能抓住时间，谁就是成功者。”

　　时间是一个人最宝贵的财富。因为正是时间一点一滴的积累成人的生命。但时间又是无情的，它不能挽回、不可逆转、不可贮存，且永不再生。

　　假如我们想成功，就必须认清时间的价值，认真计划，准时做每一件事。这是每一个人肯做就能做到的，也是一个人能够走向成功的必由之路。如果我们连自己的时间都管理不好，那么，也就不要再奢望自己能管理好其他事物，更不要奢望成功主动送上门来。

　　美国著名的思想家本杰明·弗兰克林曾做过一段经典的时间“假设”。他说：“假设，一个人一天的工资是10先令，可是他玩了半天或在床上睡了半天觉，他自己觉得他在玩上只花了36便士而已。错误！他已经失去了他本该得的5个先令……千万别忘了，就金钱的本质来说，是可以增值的。随着时间的推移，钱能变更多的钱，也就是说，他也许失去了一座英镑之山……”。

　　我们是怎样理解弗兰克林的这段话呢？是无稽之谈？是危言耸听？或看后幡然醒悟？

　　拿破仑曾经说：“我之所以能战胜奥地利人，是由于他们（奥地利人）不知道5分钟的价值。”而在战场之上，兵贵神速，往往这5分钟的时间就足以使胜利的天平发生倾斜。

　　没有什么比准时和效率来的重要，因为它们能节省你自己和他人的时间。然而有许多人，也许还包括我们自己，因为不准时，失去了很多通向成功的机会。

　　有一次，在文森的再三努力下，一家高科技公司主管终于给了文森回音，让文森在某天上午的10点到他的办公室，与他面谈公司装修的项目。

　　但是文森在去见该公司主管时，比约定时间迟到了20分钟。待他到时，该公司主管已经离开办公室，去出席一个会议了。过了几天，文森再去见他，主管问他那天为什么失约，文森回答道：“噢，先生，我那天来了呀，10点20分到您办公室的。”“但是，文森先生，约定的时间是10点整啊。”该主管提醒他。

　　文森还是不服气，以辩论的语气回答道，“我知道。但是我以为迟到一二十分钟，是无关紧要的，它丝毫不会影响我们的工程质量。”

　　该公司主管很严肃的说：“谁说不重要？你要知道，准时赴约是件极其重要的事。在这件事情上，你已经失去了你所向往的那笔业务，因为在当天下午，公司又接洽好另一个人。我要告诉你，你不能认为我的时间不值钱，以为等一二十分钟不重要。老实告诉你，在那一二十分钟的时间里，我还预约好了两个重要的约会呢！”

　　文森的做法很糟糕，因为他浪费时间太多，因为他缺乏做事准时的品德，从而失去了已经落入手中的生意。

　　生活、工作好像一盘棋，坐在我们对面的就是时间。而时间抓起来就像金子，抓不住就像流水。时间给丢失者留下的是遗憾，给抓紧时间做事的人献上的是众多的成功机遇和财富。如果你一拖再拖，不准时做事，机会就会从你手中溜走，金钱也会消失的无影无踪，你将如文森那样在激烈的竞争中被淘汰出局，一无所获。如果你说做就做，会抓住时间，你就有可能成功。

　　所以，有打算推延到明天做的事吗？赶快打消这个念头，今天做吧！一个今天抵得上两个明天。

　　有许多方法可以帮助我们提高效率，兼顾工作与生活，例如培养良好的个人工作习惯、依靠团队、建立完善的流程等，都能提高个人效率。假设我们拟提高20%的工作效率，每周工作5天，无需加班，就能获得6天的绩效。实际上，我们的效率提高可能远远超过20%。

　　首先要明白，效率的关键在于良好的工作习惯，而不是学会一两个方法，这决非一日之功，但终有一天会实现。

1、建立工作列表

　　随时记下要做的工作，所有事情一目了然。注意：区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。设置并重视完成期限，就像对自己的承诺。具体明确，如果内容太多就分解成简单的工作。这一方法比较容易，而且大多数人都可以使用。

　　作用也是比较明显的，既减少记忆，又避免遗忘。使我们能快速着手工作，有效利用琐碎时间。

2、利用日程安排

　　日程安排与工作列表的不同在于，工作列表只是说明要做什么，而日程还确定了什么时间去做。养成制定日程的习惯有些难度。我们可以：先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等，逐渐培养日程安排能力，根据个人习惯，将事务安排在合适的时间。相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。但是不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。

3、保持工作焦点和热情

　　每天早晨先确立今天的目标，让工作焦点清晰，然后以最大的热情去做。学会调整工作状态，用积极的意识去激发热情；想办法避免干扰。利用各种兴趣爱好影响工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐之后午休之前听听音乐，或者重要工作完成之后放松下身体，不要放在重要时间段之前。

4、建立正确的观念

　　心中清楚什么事情值得花时间去做。学会权衡和取舍。把时间用于你的家庭、社交等方面，建立良好的家庭关系、人际关系，带给你的收获可能很高，不要轻视这些价值，更不要吝啬于锻炼身体的时间。在许多时候，可以花钱节省时间，例如偶尔不做晚饭了，去饭店或叫份外卖。总之，要把时间用在较为重要的事情上。

5、遇到难题寻求帮助

　　有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路；或者您对一个难题有了一个思路，也应该立即与他人沟通一下，验证思路。一般而言，在前期发现问题比后期改正问题要节省数倍的时间精力。

6、分解复杂工作

　　对复杂的工作，善于分解，分而治之，或寻求他人的协助，协同完成工作，展开多个工作线索。在某一时刻，你需要集中精力专注于一件事情。但某一段时间，最好有多个工作线索，如同吃着碗里的，看着锅里的。例如：遇到思路阻碍时可以暂时搁置，等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候会迎刃而解。或者提前考虑下一步工作思路，当前工作完成时，下一步的大思路也清晰了，可以立即着手去做，同时，开始思考再后一步的问题。但多个工作线索也可能使你思绪繁杂，这需要合理安排。

7、量化目标完成情况，不断改进

　　记录并量化工作完成情况（如果有工作列表就简单了）。用数字掌握自己的工作价值情况，然后：改进，改进，再改进。例如从每天重复的事情中省时间：安排好上下班时间，找到最快的方案。如果您坐公交车，不妨观察一下来车规律，减少等待时间，同时也有效利用这段时间，例如听听有声资料等。将省下的时间用于有价值的事情，最好有一个列表，否则有时一下子想不起来现在可以做什么。

　　当然如何提高工作效率远不止上述方法、手段，只要我们勤于思考、富有责任心，也愿意提高实际工作效率的话，开动脑筋，运用智慧，借鉴他人经验，一定能提高工作与生活的效率，走向成功。